Rutinebeskrivelse for valgkomité:

En valgkomité skal fremme forslag til årsmøtet om aktuelle kandidater til verv i NMC. Den bør bestå av folk med stort kontaktnett og forståelse av betydningen av sitt verv.
Lederen av valgkomitéen vil være kontaktperson overfor det sittende styret da denne kommunikasjonen er viktig for at komitéen skal kunne utføre sin oppgave.
Da styremøtene vil bli holdt sentralt på Østlandet, hvor styret har sitt hovedsete, må dette tas hensyn til ved valg av nye styremedlemmer eller formann.
I periodene mellom årsmøtene er det som regel styret selv som erstatter styremedlemmer og andre som av ulike årsaker ikke fullfører perioden. Styret kan i slike tilfeller gjerne involvere valgkomiteen, i det minste holde den informert.Valgkomiteen har en viktig oppgave og et stort ansvar for finne dyktige og entusiastiske kandidater og dermed legge grunnlaget for driften i NMC.

I en frivillig organisasjon med demokratiske valg, blir kvaliteten på arbeidet bestemt av kvaliteten på de tillitsvalgte.
Det er valgkomiteens oppgave å finne entusiastiske og dyktige kandidater.
I tillegg til motivasjon må kandidatene ha kompetanse som gjør vedkommende egnet for oppgaven. Styret må settes sammen av mennesker med egenskaper som utfyller hverandre i forhold til oppgavene. Styremedlemmer bør rekrutteres fra ulike miljøer for å sikre mangfold.
Sammensetningen må ellers vurderes i forhold til alder, kjønn, kontinuitet, kompetanse og personlig egnethet. Ved siden av de som har ideer og er igangsettere må styret også bestå av noen med evne til å gjennomføre rutineoppgaver og holde den røde tråden.

Vedtektene, årsmøteprotokollen, og en oversikt over hvem som er på valg, klargjør omfanget av valgkomiteens arbeid.

Valgkomiteens arbeidsmåte:
Når valgkomiteen igangsetter arbeidet, i god tid før årsmøtet, gjøres en henvendelse til styremedlemmer på valg om hvordan de stiller seg til gjenvalg.
Da oppnås en grov oversikt over omfanget av oppgaven. Skal valgkomiteen gjøre jobben tilfredsstillende bør også nye kandidater vurderes i forkant av komiteens innstilling.
For å gjøre arbeidet enklere for valgkomiteen er det en fordel at oppgavene i NMC er formulert relativt tydelig. Aktuelle kandidater må få vite hva de går til, de må ha kunnskap om NMC, omfanget av arbeidsoppgavene og hvordan klubben har tenkt å utvikle seg videre.
En samtale med aktuelle kandidater på forhånd vil som regel vise om de innehar riktig:
Motivasjon, kompetanse, og ikke minst gode holdninger overfor alle medlemmer i NMC samt har tid til oppgaven.
Har vedkommende mange andre interesser, er i gang med husbygging, etablering av familie, oppstart av utdanning/videreutdanning er det stor mulighet for at det er vervet i NMC som blir skadelidende når tiden kniper. I arbeidet med å finne riktige kandidater bør en unngå ukjente, og overdrevent positive og entusiastiske folk som dukker opp på puben og melder sin interesse.
Utfordringen er å finne den riktige pedagogiske innfallsvinkelen, men det er lettere å få ja dersom en spør direkte og formidler ærlig og konkret hva vervet medfører av arbeid, oppgaver og tidsbruk.
Det å sitte i et verv i en klubb er frivillig arbeid. Det som kan få folk til å utføre oppgavene er at de føler vervet gir dem noe tilbake, at de har tid og at de opplever det meningsfylt.
Respekter derfor at folk sier nei.
Er vedkommende en ressursperson, noter navnet og spør evt. neste år, da ting kan endre seg.
Årsmøtet:
Det er vedtektsfestet at valgkomiteens innstilling skal være klar slik at den kan sendes ut sammen med årsmøtepapirene. I virkeligheten presenteres ofte valgkomiteens innstilling på årsmøtet.
Sittende styremedlemmer som har signalisert ønske om å være med videre, men som valgkomiteen ønsker å bytte ut, må få informasjon om dette før innstillingen foreligger.
Komiteen skal vurdere de kandidatene som blir foreslått, og ut ifra det presenterer komiteen sin innstilling av kandidater til styret på årsmøtet, og det er kun disse det skal stemmes over!
Dersom innstillingen følger årsmøtepapirene er deler av manuskriptet gitt, men komiteen bør i tillegg presentere hvordan komiteen har jobbet og gi en slags kronologisk gjennomgang av hva som er gjort.
I presentasjonen av kandidatene bør det begrunnes skriftlig og muntlig hvorfor kandidatene er innstilt.
Navn på kandidat til styremedlem/formann må være innsendt innen det tidspunkt som står i innbydelsen til årsmøte i NMC. Det er ikke mulig med benkeforslag.